Directrice ou directeur de l’administration

Direction de l’administration à Québec

Offre d’emploi nº 21095

Affichage interne et externe | 29 juillet 2021 au 24 septembre 2021

L’INRS est un établissement de recherche universitaire et de formation de 2^e et 3^e cycle. Premier au Canada pour son intensité en recherche, l’INRS comporte un centre administratif à Québec et quatre centres de recherche répartis à Québec, à Montréal, à Laval et à Varennes. Son budget annuel s’élève à plus de 127 millions de dollars, comprenant 44 millions de dollars en revenus externes générés par près de 165 professeures et professeurs.

Sommaire de la fonction

Relevant du directeur général, vous définirez les orientations et fournirez les services de soutien administratif nécessaires à la gestion budgétaire et financière, à la gestion des ressources humaines, des ressources matérielles et informationnelles. Vous contrôlerez et évaluerez les politiques, pratiques et procédures des services de votre direction. Dans un mode de gestion décentralisée, vous agirez également comme conseillère experte ou conseiller expert auprès du directeur général, des membres de l’équipe de direction dont vous faites partie et du conseil d’administration en vue d’assurer la rigueur et la transparence de tous les processus administratifs et financiers, et ce, dans un contexte de bonne gouvernance et de reddition de comptes.

Principales tâches et responsabilités

Ressources financières

• Coordonne la préparation et la révision des budgets de fonctionnement, de dotation et d’investissement ainsi que l’élaboration des états financiers de l’INRS; voit à la préparation des rapports et des états financiers requis par les organismes externes; assure la gestion de la trésorerie et des placements de l’INRS.
• Fournit au directeur général et au conseil d’administration les données pertinentes et les recommandations appropriées sur les implications financières des décisions, orientations et projets de l’INRS.
• Tient les membres de l’équipe de direction informés des faits utiles ou nécessaires au bon fonctionnement de leur unité respective en matière financière ou budgétaire et assure la production périodique de l’état de la situation budgétaire.
• Voit au maintien de saines relations avec les institutions financières et autres partenaires de l’INRS.

Ressources humaines

• En collaboration avec l’équipe de direction, est responsable de la planification et du déploiement des stratégies administratives de l’établissement en matière de gestion des ressources humaines.
• Est responsable de la recommandation et de la proposition des priorités de développement en matière de gestion des ressources humaines.
• Met en place des pratiques de gestion et de communication favorisant la gestion du changement, l’attraction et la rétention du personnel, le développement des compétences, la mobilisation et la diversité, et ce, en cohérence avec les valeurs de l’INRS.
• Propose des politiques pour la gestion du personnel cadre et est responsable de l’administration de ces politiques.
• Coordonne les mandats de négociation des conventions collectives de travail, les fait approuver et supervise les négociations ; voit au respect des conventions collectives de travail.

Ressources matérielles

• Coordonne la cueillette et l’analyse des besoins ainsi que la préparation des plans annuels et triennaux d’immobilisation pour les projets de construction, de réfection et de transformation; en recommande l’approbation au conseil d’administration et en assure le suivi et la révision périodique.
• Obtient les autorisations appropriées afin de pouvoir financer les plans d’immobilisation.
• Encadre la réalisation des projets de construction, de réfection et de transformation des bâtiments et des locaux.
• Fait preuve de leadership en favorisant les collaborations avec les divers partenaires afin de fournir à l’Institut les locaux et équipements propices au développement de ses activités.
• Voit à l’élaboration de politiques et programmes relatifs à la gestion des édifices et à l’entretien, à l’aménagement et à la gestion des locaux, au remplacement et à la disposition des équipements et du mobilier, en assure le suivi, la révision et la mise en place pour le campus à Laval.
• Voit à la mise en place des mécanismes pour tenir à jour l’inventaire permanent des biens de l’INRS.

Ressources informationnelles

• Approuve et s’assure que le plan directeur des technologies de l’information soit réalisé.
• Développe et fournit, dans certains cas par entente de services, les systèmes informatiques, l’infrastructure réseau, les composantes et les outils technologiques ainsi que le soutien professionnel nécessaires au fonctionnement des réseaux.
• Assure le respect des règles applicables à la confidentialité et à la sécurité liées aux données et à l’utilisation de divers logiciels utiles à la communauté. Voit à ce que les services reçoivent une utilisation efficace et efficiente des systèmes corporatifs (tels que système budgétaire et comptable, approvisionnement, dossier de la clientèle étudiante, sites internet et intranet).
• S’assure que les utilisatrices et utilisateurs (membres du corps professoral, personnel et clientèle étudiante) reçoivent un support approprié, répondant aux besoins de celles-ci et ceux-ci et de l’INRS.
• S’assure d’adapter les systèmes aux changements nécessités par l’évolution des technologies de l’information afin de rester à jour dans nos systèmes et offrir la sécurité nécessaire pour l’organisation.

Gestion et représentation

• Comme membre de la direction, participe à l’administration générale de l’INRS, représente l’INRS auprès du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI), de la direction de l’UQ, des autres constituantes, de la direction de ministères, de partenaires commerciaux et de fournisseuses ou fournisseurs de services.
• Gère les services des finances, des ressources humaines, des ressources matérielles, des ressources informationnelles et du Laboratoire national de biologie expérimentale ainsi que le personnel sous sa responsabilité en conformité avec les règles et politiques de l’INRS.
• Siège à divers comités institutionnels.
• Coordonne la réalisation des projets découlant des plans d’immobilisation. Établit et gère les politiques et programmes relatifs à la gestion et à l’entretien du parc immobilier et des équipements ainsi qu’à l’acquisition des biens et services pour les centres de recherche et toutes les unités de l’INRS.

Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

• Détenir un diplôme universitaire de 2^e ou de 3^e cycle dans une discipline appropriée (comptabilité, finances, ressources humaines, ressources informationnelles ou autre domaine connexe).

Expérience

• Posséder un minimum de 8 ans d’expérience pertinente dans des postes de responsabilité comparable, dont trois (3) en gestion dans des secteurs d’activités similaires.

Autre

• Être reconnu pour son leadership d’influence, son sens stratégique et sa capacité à mener des actions dans un contexte global.

Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique
Direction de l’administration
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9

Traitement

Selon la politique relative aux conditions de travail du personnel cadre.

Comment postuler ?

L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste à postuler au plus tard le 24 septembre 2021.

Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.

Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@dev.inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.