Agente ou agent de secrétariat niveau 4 Poste régulier

Direction scientifique à Québec

Offre d’emploi nº 21118

Affichage interne et externe | 24 septembre 2021 au 7 octobre 2021

Sommaire de la fonction

Relevant de la directrice adjointe de la Direction scientifique, en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne effectue un ensemble de travaux de secrétariat complexes et diversifiés impliquant la coordination et le suivi de divers dossiers liés aux activités de la Direction scientifique incluant les affaires professorales. Elle possède une liberté d’action dans le choix des méthodes et procédés de travail, tout en respectant le cadre des pratiques et des règles de fonctionnement en vigueur, dont notamment les règles de confidentialité.

Principales tâches et responsabilités

Plus spécifiquement, elle assume la coordination et le suivi administratif de l’ensemble des travaux de secrétariat liés aux activités de la directrice adjointe de la Direction scientifique et des affaires professorales tels que préparation de dossiers, organisation de réunions, prise de notes, production de comptes rendus et de procès-verbaux, prise d’appels, classement et archivage, rapport de dépenses et de paiement, procéduriers, mise en page et transcription de divers documents.

Elle répond aux demandes de renseignements qui relèvent de sa compétence ou identifie celles susceptibles d’être traitées par d’autres personnes; prépare une synthèse des problèmes urgents afin de les soumettre à l’attention de sa supérieure pour décision.

Elle produit des documents, des rapports statistiques, des tableaux, etc. Elle en assure la mise à jour, s’il y a lieu, et les transmet pour approbation.

Elle collabore avec les membres de l’équipe pour l’organisation et la coordination de l’ensemble des activités de la Direction scientifique. Dans ce contexte, elle prend connaissance des courriels envoyés à la boîte générale de la Direction, gère les priorités et identifie les urgences, les transmet au besoin aux personnes concernées et en assure le suivi. De plus, elle classe l’ensemble des documents de la Direction scientifique et voit à l’archivage de dossiers. Elle dépouille et distribue le courrier et procède à l’inventaire et aux commandes de matériel de bureau.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.

Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

• Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

• Posséder quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autre

• Bon sens de l’organisation du travail et des priorités ;
• Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite ;
• Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
• Très bonne connaissance de l’environnement MS Office ;
• Bon discernement ;
• Capacité à travailler sur divers dossiers en simultané ;
• Respect des normes et directives en vigueur ;
• Bon sens du service à la clientèle ;
• Capacité à faire preuve d’une grande discrétion ;
• Autonomie, débrouillardise et rigueur dans l’exercice de ses fonctions.

Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique
Direction scientifique
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9

Traitement

Poste à temps complet : 35 heures par semaine.

Conformément à l’échelle salariale classe 5, le salaire d’agent de secrétariat niveau 4 peut varier entre 24,93 $ et 30,36 $ de l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ-CSN).

Comment postuler ?

L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste, à postuler au plus tard le 7 octobre 2021.

Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.

Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@dev.inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.