Agente ou agent de secrétariat niveau 3 – Poste contractuel

Centre Énergie Matériaux Télécommunications à Varennes

Offre d’emploi N^o 21092

Affichage interne seulement | 5 août 2021 au 18 août 2021

Sommaire de la fonction

Relevant du gestionnaire de l’administration du Centre, la personne effectue un ensemble de travaux de secrétariat relativement complexes, selon des méthodes et des procédures variées, se traduisant par le suivi de divers dossiers de secrétariat ainsi que l’appui aux activités courantes du Centre.

Principales tâches et responsabilités

Plus spécifiquement, elle assiste le gestionnaire de l’administration du Centre dans des tâches de soutien administratif. Elle organise des réunions et prépare les dossiers afférents, gère l’agenda, rédige des comptes rendus de réunions, effectue la collecte de documents et assure les suivis pour certains mandats. Elle rédige également des projets de lettres et autres correspondances.

Elle effectue des opérations dans les systèmes de gestion dont l’extraction d’informations, la production de rapports et la saisie des remboursements de dépenses.

Elle participe à la planification, à la mise en œuvre et aux suivis des projets initiés par le gestionnaire de l’administration.

Elle recueille l’information requise en ce qui a trait au besoin d’occupation des locaux selon les règles en vigueur. Elle participe aux analyses et appuie le gestionnaire de l’administration dans tous les suivis liés à la gestion des espaces, des infrastructures, des unités mixtes de recherche, etc.

À la demande du gestionnaire de l’administration du Centre, elle peut être appelée à offrir un soutien administratif à des équipes de recherche.

Occasionnellement, elle peut faire des remplacements au comptoir d’accueil et à la réception des marchandises en l’absence des personnes affectées à ces tâches.

Au besoin, elle participe à l’organisation d’événements de la direction du Centre.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.

Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

• Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec une option en secrétariat, ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

• Posséder une (3) année d’expérience pertinente.

Autre

• Maîtrise de la suite MS Office;
• Maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
• Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
• Bon sens de l’organisation, d’anticipation et des priorités;
• Capacité à collaborer avec de nombreux intervenants;
• Faire preuve de discernement, de discrétion et de rigueur;
• Bonne capacité d’adaptation aux différentes situations de travail.

Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique
Centre Énergie Matériaux Télécommunications
1650, boulevard Lionel-Boulet
Varennes (Québec) J3X 1S2

La personne est appelée à se déplacer et travailler au site du Centre Énergie Matériaux Télécommunications situé à Montréal.

Traitement

Poste à temps complet: 35 heures par semaine.

Conformément à l’échelle salariale classe 4, le salaire d’agent.e de secrétariat niveau 3 peut varier entre 23,92 $ et 28,09 $ de l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ-CSN).

Comment postuler ?

L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste à postuler au plus tard le 18 août 2021.

Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.

Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@dev.inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.