Agente ou agent de secrétariat niveau 3 – poste régulier

Service aux études et à la vie étudiante à Québec

Offre d’emploi nº 21083

Affichage interne seulement | 2 juillet 2021 au 15 juillet 2021

Sommaire de la fonction

Relevant du directeur des études et de la vie étudiante, et en collaboration avec les autres employés, la personne effectue, sous encadrement général, une variété de travaux de secrétariat selon des méthodes et procédures variées pour le suivi des opérations courantes du Service.

Principales tâches et responsabilités

Plus spécifiquement, dans un contexte de service à la clientèle, elle exécute des travaux de secrétariat pour les suivis des services à la vie étudiante, des bourses ainsi que des projets de développement et d’évaluation de programmes. Plus spécifiquement, elle s’occupe de la correspondance, de l’organisation de réunions, de la préparation de dossiers, du classement et des prises d’appels.

Elle effectue les tâches de secrétariat relatives à l’émission des attestations et des relevés de notes, ainsi qu’à la certification des étudiants (classement, envoi des mémoires et des thèses au relieur et dans les Centres). Elle procède à la numérisation des pièces et à la saisie des notes et les verse dans les dossiers informatisés des étudiants.

De plus, elle répond aux demandes de renseignements et apporte le soutien et la collaboration à la gestion des concours de bourses. Elle fournit des informations courantes concernant les programmes relativement aux règles d’admissibilité des concours.

Elle assure la relève des services de secrétariat en l’absence des personnes affectées au bureau du directeur et au bureau du registraire.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.

Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

• Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente

Expérience

• Posséder trois (3) années d’expérience pertinente.

Autre

• Posséder une excellente connaissance de la langue française écrite et parlée;
• Maîtriser les logiciels Word, Excel et Outlook;
• Avoir un bon esprit d’équipe et une facilité de communication;
• Connaissance de la langue anglaise un atout.

Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique
Service aux études et à la vie étudiante
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9

Traitement

Poste à temps complet : 35 heures par semaine.

Conformément à l’échelle salariale classe 4, le salaire d’agent.e de secrétariat niveau 3 peut varier entre 23,92 $ et 28,09 $ de l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ-CSN).

Comment postuler ?

L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste à postuler en ligne via le site Web de l’INRS dans la section « Emplois » au plus tard le 15 juillet 2021.

Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.

Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@dev.inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.