Adjointe administrative ou adjoint administratif – Poste contractuel

Direction scientifique à Québec

Offre d’emploi Nº 21105

Affichage interne et externe | 2 septembre 2021 au 30 septembre 2021

Sommaire de la fonction

Relevant de la directrice scientifique, la personne assure la préparation, le suivi et la tenue à jour de divers dossiers administratifs afin d’assister l’équipe de la Direction scientifique incluant les affaires professorales dans l’accomplissement de leurs mandats.

Principales tâches et responsabilités

• Plus spécifiquement, elle prend connaissance des courriels envoyés à la boîte générale de la Direction, gère les priorités et identifie les urgences, les transmet au besoin aux personnes concernées et en assure le suivi.
• Elle assiste l’équipe en assurant l’organisation de réunions convoque les personnes concernées, voit à la réservation de salles, à la préparation et à la distribution du matériel et des documents nécessaires. Elle effectue le suivi des dossiers, les rappels des échéanciers et prépare les comptes de dépenses.
• Elle répond aux demandes de renseignements en provenance de la clientèle de l’interne et de l’externe, résout certaines questions dans son champ d’expertise et achemine, au besoin, les demandes aux personnes concernées.
• Elle participe à la rédaction, à la transcription, la mise en page et la mise à jour de documents, lettres, rapports, procéduriers, avis d’inscription, descriptions de fonction, statistiques, tableaux etc.
• Elle classe l’ensemble des documents du Service et voit à l’archivage de dossiers. Elle dépouille et distribue le courrier et procède à l’inventaire et aux commandes de matériel de bureau.
• Elle aide, au besoin, l’adjointe administrative à la directrice scientifique dans l’accomplissement de ses tâches et veille à son remplacement, de façon occasionnelle.
• Elle collabore à divers mandats relatifs aux activités de la Direction scientifique.
• Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.

Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

Détenir un diplôme terminal du cours secondaire en secrétariat ou formation académique équivalente.

Expérience

Posséder quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autre

• Bon sens de l’organisation du travail et des priorités;
• Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
• Très bonne connaissance de l’environnement MS Office;
• Bon discernement;
• Capacité à travailler sur divers dossiers en simultané;
• Respect des normes et directives en vigueur;
• Bon sens du service à la clientèle;
• Capacité à faire preuve d’une grande discrétion;
• Autonomie, débrouillardise et rigueur dans l’exercice de ses fonctions.

Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique
Direction scientifique
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9

Traitement

Poste à temps complet: 35 heures par semaine.

Selon la politique de rémunération du personnel administratif non syndiqué en vigueur à l’INRS.

Comment postuler ?

L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste à postuler en ligne au plus tard le 30 septembre 2021.

Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.

Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@dev.inrs.ca uniquement pour les questions ÉDI.