Agente ou agent de secrétariat niveau 3, poste contractuel

Centre Urbanisation Culture Société à Montréal

Offre d’emploi nº 20084

Affichage interne et externe | 23 février 2021 au 15 mars 2021

Sommaire de la fonction

Relevant de la gestionnaire de l’administration du Centre, la personne effectue un ensemble de travaux de secrétariat relativement complexes, selon des méthodes et des procédures variées, se traduisant par le suivi de divers dossiers de secrétariat ainsi que l’appui aux activités courantes du Centre.

Principales tâches et responsabilités

• Plus spécifiquement, la personne assiste la gestionnaire de l’administration du Centre dans des tâches de support administratif. Elle organise des réunions et prépare les dossiers afférents, rédige des comptes rendus de réunions, effectue la collecte de documents et assure les suivis pour certains mandats. Elle rédige également des projets de lettres et autres correspondances.
• Elle procède aux suivis relatifs au programme de perfectionnement et aux demandes de formation.
• Elle effectue la mise en page et la révision linguistique de divers documents administratifs pour des professeurs.
• Elle recueille l’information requise en ce qui a trait au besoin d’occupation des locaux selon les règles en vigueur. Elle effectue tous les suivis liés à la gestion des clés et des cartes d’accès.
• Elle tient à jour les curriculums vitae électroniques des professeurs demandés par les organismes subventionnaires.
• Elle peut être appelée à travailler pour différentes équipes de recherche et, occasionnellement, à des remplacements à la réception en l’absence des personnes affectées à ces tâches.
• Au besoin, elle participe à l’organisation d’événements de la direction du Centre (colloques, congrès, portes ouvertes, etc.) et elle effectue la saisie initiale des remboursements de dépenses dans le système de gestion.
• Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.

Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

• Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec une option en secrétariat, ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

• Posséder trois (3) années d’expérience pertinente.

Autre

• Maîtrise de la suite MS OFFICE et de Office 365;
• Maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
• Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
• Bon sens de l’organisation et des priorités;
• Capacité à collaborer avec de nombreux intervenants;
• Faire preuve de discernement, de discrétion et de rigueur;
• Bonne capacité d’adaptation aux différentes situations de travail.

Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique
Centre Urbanisation Culture Société
385, rue Sherbrooke Est
Montréal (Québec) H2X 1E3

Traitement

Poste à temps complet : 35 heures par semaine.

Conformément à l’échelle salariale classe 4, le salaire d’agent de secrétariat niveau 3 peut varier entre 23,92 $ et 28,09 $ l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ-CSN).

Comment postuler ?

L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste à postuler au plus tard le 15 mars 2021.

Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.

Chaque personne est invitée, lors du dépôt de sa candidature, à nous faire part, en toute confidentialité, de tout handicap qui pourrait nécessiter une adaptation des outils de sélection.