Adjointe administrative ou adjoint administratif au Service des affaires juridiques – Poste régulier

Service des affaires juridiques à Québec

Offre d’emploi nº 21031

Affichage interne et externe | 9 avril 2021 au 11 mai 2021

Sommaire de la fonction

Relevant de la directrice du Service des affaires juridiques, la personne réalise des travaux de secrétariat juridiques et administratifs afin d’assister les conseillers juridiques du Service dans l’accomplissement de leurs mandats.

Principales tâches et responsabilités

Plus spécifiquement, elle effectue les tâches suivantes :

• Elle traite les affaires courantes. Elle prend connaissance des courriels, gère les priorités de traitement et identifie les urgences, les transmet au besoin aux personnes concernées et en assure le suivi.
• Elle rédige des projets, revoit et corrige l’orthographe, la grammaire et la mise en page de documents administratifs, juridiques et normatifs, y compris des notes au dossier, des notes de service, d’opinions juridiques et des projets de contrats.
• Elle voit à la mise à jour des collections à feuilles mobiles, au classement et à la tenue des dossiers numériques et physiques.
• Elle gère l’agenda des conseillers juridiques, vérifie les disponibilités, fixe les rencontres, en informe les personnes concernées et rassemble les documents pertinents; assiste les conseillers juridiques en effectuant le suivi des dossiers, les rappels des échéanciers et prépare les comptes de dépenses.
• Elle tient à jour les différents registres et listes de dossiers pouvant servir à générer des statistiques ainsi que le portail comportant les contrats-types préparés par les conseillers juridiques et assure les communications avec ses utilisateurs.
• Elle voit à la préparation et à la transmission de documents originaux, dont les contrats au Service des archives et de la gestion documentaire.

Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.

Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité

• Détenir un diplôme terminal du cours secondaire en secrétariat ou formation académique équivalente.

Expérience

• Posséder quatre (4) années d’expérience de travail en secrétariat Une expérience pertinente dans un contentieux ou un cabinet d’avocats est considérée comme un atout.

Autre

• Excellente maîtrise de la suite Office (Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
• Bilingue : excellente connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
• Ouverture, flexibilité, souplesse et grande capacité d’adaptation;
• Capacité à gérer un grand volume de dossiers et à travailler sous pression;
• Sens développé de l’organisation et autonomie;
• Excellent jugement et bonne gestion des priorités;
• Rigueur;
• Patience, diplomatie et discrétion.

Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique
Service des affaires juridiques
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9

Traitement

Poste à temps complet : 35 heures par semaine.

Selon la politique de rémunération du personnel administratif non syndiqué en vigueur à l’INRS.

Comment postuler ?

L’INRS encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste à postuler au plus tard le 11 mai 2021.

Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. La priorité devra être toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyenne ou citoyen canadien ou de résidente ou résident permanent.

Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité à edi@dev.inrs.ca.